ひと手間(後)

　というわけで、昨日の続きですが、ヒューマンエラーを防止するためには敢えて「ひと手間」を加えることが必要ではないかと思うのです。

　特にメールの場合、ミスや誤記などがあれば送信先に直接的な迷惑をおかけすることになります。よって「仕上がった！」すぐに送信ではなく、２回ほどチェックするようにしていますが、タイプミスや誤変換なんて始終あるほか、敬語や丁寧語の使い方はこれでいいのか、失礼じゃないかなということもありますよね。ライターという仕事でメシを食っている以上は、恥ずかしい文章を送信するわけにはいかないのです。

　また、電子メールは郵便物における私信とは違って、誰かに読まれたり、転送されて拡散していく可能性があるほか、いったん送信されたら消せないことも認識しておくべきでしょう。つまり非難や攻撃や中傷といった感情的な表現は、後に大変に危険な事態を招きかねないのです。メールを手紙と同じように感じている人もまだいるかもしれませんが、ボクは街角に立って大声で会話しているのと変わりないと意識しています。

　どうしても文句や批判やあくどい冗談なんかを言いたいのなら、記録されない電話か面談に限ったほうがいい。高度情報化といわれて久しいですが、個人メディアはそうした意識的な使い分けが必要な時代ですよね。

　そんなわけで書式や添付ファイルはもとより、内容的なチェックも必要不可欠ですから、気軽に送信ボタンを押してはいけないのです。けれども、急いでいる時や、精神的に一杯いっぱいの時、追いつめられている時には、つい押しちゃうんだよなぁ。それで、さらに深い墓穴を掘っちまうってこともあるのです。

　ということで、ボクがオススメしたいのは、たとえば５分後に送信するという習慣を付けることです。ボクの場合は書きかけで保存しておき、アウトルックをいったんクローズしちゃいます。精神をリフレッシュしないと、新しい視点で見直すことができないからです。それから５分以上を経過したら、再度開いてメールを再確認した後に送信する。面倒ですけど、このような「ひと手間」をワザと加えることがミスをなくすのではないでしょうか。

　現代における効率化・合理化は、要するに中間的な業務をカットすることによるプロセスの短縮ですよね。それを担っているのはいうまでもなくコンピュータですが、これは即ち「自動化」ですから、化学反応と同じで始まったら途中で止めることができません。

　だから「逆クリティカルパス」として、どこかの段階でヒューマンエラーを防ぐ「ひと手間」を仕掛けておくことを考えた方がいいように思うのです。

　このクリティカルパスは、ボトルネックともいいますが、業務プロセスを遅延させる「隘路」という意味です。このボトルネックの解消が業務効率を向上させるのですが、人間が介在している場合は理屈通りにはいきません。むしろ、間違えやすいプロセスの直前にボトルネックがあるほうが、不良品や欠陥品の防止につながるのではないでしょうか。

　ボクは生産管理については素人ですけど、おそらく似たような仕組みは工場などですでに導入されているはずです。けれども、文系の業務管理はマネジメントという言葉がやっと知られてきた段階といっていい。少子高齢化を背景として、コンピュータとＩＴを駆使した効率化・合理化がこれからどんどん進められていくと予測できるからこそ、この「逆クリティカルパス・メソッド」を提案する次第です。とはいっても、まだ単なる思いつきなんですけどね。

ランキングに参加しています。お気に召したら、ポチッと↓